DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS PRECISOS DE ENTRADA DE DATOS

La calidad de datos es una medida de qué tan consistentemente correctos, dentro de

ciertos límites prefijados, están los datos. Los datos codificados eficazmente facilitan la entrada
de datos precisa al reducir la cantidad necesaria de datos y, con ello, el tiempo requerido
para introducir la información.


CODIFICACIÓN EFECTIVA
Una de las formas en que los datos pueden ser introducidos de manera más precisa y eficiente
es mediante el empleo inteligente de varios códigos. El proceso de poner datos
ambiguos o demasiado largos en unos cuantos dígitos o letras que se puedan introducir
fácilmente se conoce como codificación (que no se debe confundir con la codificación
de programas].

La codificación ayuda a que el analista de sistemas alcance el objetivo de eficiencia, debido
a que los datos codificados requieren menos tiempo para su captura y reducen la cantidad
de elementos capturados.

La codificación es una forma fluida y concisa de capturar datos.
Además de proporcionar precisión y eficiencia, los códigos deben tener un propósito. Los
tipos específicos de códigos nos permiten tratar los datos de una forma particular. Los propósitos
para codificar incluyen lo siguiente:

1. Llevar registro de algo.
2. Clasificar la información.
3. Ocultar la información.
4. Revelar la información.
5. Solicitar la acción apropiada.


El código de derivación alfabética es un método que se usa comúnmente para identificar
un número de cuenta. El ejemplo de la figura 15.2 proviene de una etiqueta de correo
para una revista. El código se convierte en el número de cuenta. Los primeros cinco dígitos
conforman los primeros cinco dígitos del código postal del suscriptor, los siguientes tres
son las primeras tres consonantes del nombre del suscriptor, los siguientes cuatro números son
de la calle y los últimos tres constituyen el código para la revista. El propósito principal de
este código es identificar una cuenta.

Una desventaja de un código de derivación alfabética se presenta cuando la parte alfabética
es pequeña (por ejemplo, el nombre Po) o cuando el nombre contiene menos
consonantes que las requeridas por el código.

Un ejemplo de codificación de clasificación es la forma en que podría agrupar los elementos
deducibles de impuesto con el propósito de completar sus impuestos sobre la renta.


VALIDACIÓN DE LAS TRANSACCIONES DE ENTRADA
Validar las transacciones de entrada se hace principalmente mediante software que es la
responsabilidad del programador pero es importante que el analista de sistemas sepa qué
problemas comunes podrían invalidar una transacción.


VENTAJAS DE LA PRECISIÓN EN LOS ENTORNOS DE COMERCIO ELECTRÓNICO
Uno de los muchos bonos de las transacciones de comercio electrónico es la mayor precisión
de los datos, debido a cuatro razones:

1. Los clientes generalmente codifican o teclean los datos.
2. Los datos introducidos por los clientes se almacenan para su uso posterior.
3. Los datos introducidos en el punto de venta se reúsan a lo largo del proceso de surtido
del pedido.
4. La información se usa como retroalimentación para los clientes.


Asegurar la calidad de la entrada de datos al sistema de información es crítico para asegurar
la salida de calidad. La calidad de los datos capturados se puede mejorar mediante el logro
de los tres objetivos principales de entrada de datos: codificación eficaz; captura de datos
eficaz y eficiente, y la validación de datos.

Una de las mejores formas para acelerar la entrada de datos es mediante el uso eficaz de
la codificación, la cual pone los datos en secuencias cortas de dígitos y/o letras.